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Wie geht das? Stressfreier Social-Media-Prozess in kleinen Teams

Die eigene Arbeitsweise im Social Media Management für Unternehmen rückblickend für den Monat zu betrachten, ist eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, wo das Marketingteam sich gerade selbst ausbremst. Denn Perfektionismus, ständige Änderungen im Redaktionsplan und ewig lange Abstimmungsprozesse sind nur drei Gründe, warum Marketingteams im Social Media Management nicht vorankommen. In diesem Blogbeitrag findest du 10 Journalingfragen, die euch helfen, Zeiträuber zu ermitteln und im nächsten Monat mit mehr Fokus zu posten.

Irgendwie steht eure Ampel gerade wieder auf Gelb? Ihr bremst und zögert. Sollt ihr Gas geben oder nicht? So nehmt ihr in Sachen Social Media nie richtig Fahrt auf. Und ihr landet da, wo ihr nicht sein wollt – im Content-Hamsterrad. Wie kommt ihr da wieder raus? Nehmt euch Zeit, eure Social-Media-Prozesse zu überdenken. Damit die Ampel vom zögerlichen Gelb endlich auf Grün umschalten kann. 

Realität in kleinen und mittleren Firmen ist gerade immer noch, dass Social Media noch immer eine Zusatzaufgabe für das Marketingteam ist. Oft fehlt die Zeit, um neben dem eigentlichen Tagesgeschäft regelmäßig gute Beiträge zu erstellen und zu posten. Das führt nicht selten zu Stress, Unregelmäßigkeiten in der Veröffentlichung und Frust. 

Wir haben bereits mehrmals mit interdisziplinären Teams (Teams mit Menschen aus verschiedenen Abteilungen) in kleinen Unternehmen als Lernbegleitung für den Social Media Start arbeiten dürfen. Das haben wir gelernt: 

Gerade in kleinen Unternehmen, in denen mehrere Menschen neben dem eigentlichen Tagesgeschäft am Social-Media-Prozess beteiligt sind, sind effiziente Routinen und Abläufe der Gamechanger, um das professionelle Social-Media-Management leichter zu machen. 


Wo und warum Social Media Teams Zeit verlieren

In unseren Kursen mit KMUs erleben wir immer wieder dieselben Stolpersteine:

  • Beiträge dauern ewig, weil es keine festen Formate gibt
  • zu viele Freigabeschleifen kosten Zeit
  • Mitglieder aus anderen Abteilungen liefern keine Inhalte, weil es keine internen Briefings gibt 
  •  es gibt keine Social Media Vorlagen – also wird das Rad für jeden Posts jedes Mal „neu erfunden“.
  •  unklare Rollen im Team führen dazu, dass Beiträge nicht veröffentlicht werden
  • es werden zu viele Formate bereits zum Start genutzt, ohne Klarheit, was eigentlich funktioniert
  • Contentanalyse wird nicht gemacht, so weiß niemand was funktioniert 

Frage an euch: Erkennt ihr euch in einem dieser Punkte wieder?

👉 Wenn ja: Willkommen im Club. Genau hier kann Journaling helfen. 

Warum spart ein durchdachter Content-Prozess viel Zeit? 

Viele Teams versuchen, ihre Social-Media-Herausforderungen zu ignorieren: mehr Ideen, mehr Posts, mehr Aufwand. Doch genau das erhöht nur den Stress.Journaling kann hier hilfreich sein. 

Es bringt euch raus aus dem „Tun, Tun, Tun“ – und hinein in die Reflexion:

  • Wo stolpern wir immer wieder?

  • Was frisst unnötig Zeit?

  • Welche Routinen helfen uns – und welche fehlen? 

Nehmt euch bewusst 10–15 Minuten jeden Monat, um über eure Arbeitsweise zu überdenken. 

Das wirkt klein – ist aber ein echter Hebel für Entlastung.

So setzt ihr Journaling im Team ein:

  1. Fester Zeitpunkt: z. B. am Monatsanfang, 15 Minuten Rückblick.

  2. Gezielte Fragen: nutzt die fünf Fragen unten, statt ins Blaue zu reflektieren.

  3. Individuell oder im Team: jede:r schreibt für sich – danach kurzer Austausch.

  4. Dokumentieren: haltet die Antworten fest (Google Doc, Notion oder einfach im Notizbuch).

  5. Dranbleiben: wiederholt regelmäßig und vergleicht, was sich verändert.

👉 Mindset-Shift: Journaling ersetzt keinen Redaktionsplan. Aber es hilft euch einen realistischen Blick auf eure Arbeitsweise zu erhalten. 

5 Journaling-Fragen für eure Reflexion für smartes Social Media Management in Teams 

Hier kommen eure Fragen. Jetzt braucht es nicht mehr viel. Nur ein paar Minuten Zeit und die Bereitschaft, ehrlich mit euch selbst zu sein.

Nehmt euch 10 Minuten und startet hier:

  1. Wo sabotieren wir uns gerade durch Perfektionismus?
    – Müssen Posts perfekt sein – oder reicht „gut genug“?

  2. Welche Aufgaben dauern bei uns regelmäßig viel länger als nötig – und warum?
    – Liegt es an fehlenden Vorlagen, an Abstimmungen oder an uns selbst?

  3. Haben wir feste Routinen für Content-Erstellung – oder läuft alles spontan?
    – Spontanität wirkt kreativ, frisst aber viel Energie.

  4. Wo verlieren wir Zeit durch unklare Rollen?
    – Wer macht die Grafik, wer schreibt den Text, wer postet?

  5. Welche Inhalte bringen uns wirklich Wirkung – und was könnten wir weglassen?
    – Weniger Formate zum Start dürfen getestet werden. 

👉 Diese fünf Fragen sind wie ein Mini-Reset-Knopf für euer Team.

Routinen sind Stressbremsen 

Sobald ihr regelmäßig reflektiert, werdet ihr diese Erkenntnisse gewinnen:
 
Social Media braucht kein „immer mehr“, sondern klare, kleine Routinen. Das können sein: 
 

  • 2–3 wiederkehrende Formate, die ihr sicher jede Woche umsetzen könnt. 

  • Einen Mini-Redaktionsplan, den ihr in 60 Minuten füllt. (1x im Monat Redaktionsplanung im Team) 

  • Klare Zuständigkeiten – auch wenn jede:r nur aufgrund von kleinen Zeitfenstern ein kleines Stück beiträgt.

So verwandelt sich Social Media von einer „lästigen Zusatzaufgabe“ in eine überschaubare Routine.

👉 Mindset-Shift: Das darfst du dir merken: Regelmäßige Routinen bringen Ruhe in Prozesse. 

Praxisbeispiele: KMUs mit verbessertem Social Media Prozess

Handwerksbetrieb 

Ein Handwerksbetrieb mit 20 Mitarbeitenden hatte lange Probleme, auf Instagram präsent zu bleiben.
Die Marketingassistenz war offiziell zuständig – neben 100 anderen Aufgaben.

Nach einem Journaling-Check erkannte das Team:

  • Sie wollten ständig Reels ausprobieren, obwohl sie Content-Formate brauchten, die Wissen vermitteln.  Jetzt nutzen sie Karusellposts.  

  • Postings gingen oft nicht raus, weil niemand wusste, wer die Freigabe erteilt.

  • Die wenigen guten Ideen gingen unter, weil sie nicht dokumentiert wurden.

Diese simple Lösung haben sie mit dem Workbook erarbeitet: 

  • Fokus auf zwei Formate (Projektfotos & Mitarbeiter-Statements).

  • Ein Freigabeprozess mit nur einer Ansprechperson.

  • Ein wöchentlicher 15-Minuten-Check-in fürs Sammeln und Planen.

Nach 30 Tagen haben sie nicht nur mehr Posts veröffentlicht – sondern zum ersten Mal das Gefühl: Social Media läuft.

Fazit: Kleine Routinen – große Wirkung

Es stimmt nicht, dass ihr keine Ideen habt. Es ist ein guter Prozess der fehlt.  Unsere Journaling-Fragen helfen euch dabei: Muster zu erkennen, Klarheit zu gewinnen und  Vereinfachungen im Prozess zu reflektieren. Langfristig braucht es ein klares Social Media System, das eurem Team hilft. 

👉 Dein nächster Schritt: Das Workbook für euren Instagram-Social Media Prozess

Das Workbook wird gerade geschrieben.  Schau wieder vorbei.